Para ter uma boa gestão de tarefas e garantir sucesso nas entregas do dia-a-dia é possível começar por um passo simples e bastante eficiente: organização.
Visualizar o projeto completo, estabelecer prioridades e trackear o tempo de cada atividade, são apenas alguns dos quesitos que podem te ajudar a ter mais qualidade de trabalho.
Confira outros passos lendo o artigo completo!
Organização é quase um estilo de vida: você precisa adotar na sua rotina e fazê-la acontecer de forma espontânea.
E sem dúvidas, é imprescindível para quem trabalha com muitos projetos ao mesmo tempo e precisa manejar com inteligência as suas entregas para não perder prazos e nem qualidade.
Pensando nisso, separamos alguns passos que podem ajudar você a tornar o seu fluxo de trabalho mais fácil e fluido.
1. Liste todos os projetos ativos e detalhe as atividades de cada um deles
Desenhe um roadmap para visualizar o quadro geral de cada projeto e assim ordenar cada entrega de acordo com o tempo para execução e os pré-requisitos delas.
2. Separe essas atividades por ordem de prioridade
Visualize através do roadmap quais são as atividades que devem ser realizadas primeiro e esquematize a sua semana atendendo as principais entregas.
3. Aplique a gestão de projetos para acompanhar o andamento das entregas
Para não perder de vista o que está sendo feito e qual o status das demais tarefas, utilize recursos de gestão de projetos para conduzir o trabalho com eficiência.
Confira abaixa alguns dos status que utilizamos:
DEMANDAS INATIVAS: atividades que ainda não foram iniciadas, mas estão na fila para serem realizadas.
Backlog: lista de tarefas para começar a fazer.
DEMANDAS ATIVAS: atividades que estão em processo por ordem de prioridade.
Em andamento: tarefas que estão em produção.
Pausado: tarefas que estão em stand-by.
Aguardando: tarefas que dependem de informações externas para continuar.
DEMANDAS REALIZADAS: atividades finalizadas que aguardam para serem entregues.
Aprovação final: tarefas concluídas em fase de revisão.
Aprovado: tarefas realizadas e entregues com sucesso.
Gerenciador de Tarefas, você precisa de um!
Aqui na Sculpt, usamos e abusamos de uma ferramenta que faz toda a diferença no nosso dia-a-dia.
Já testamos algumas opções disponíveis, mas escolhemos a nossa queridinha por conta de todos os recursos que ela proporciona e da otimização de tempo que ela oferece.
O ClickUp, nosso gerenciador de tarefas, é uma plataforma acessível, ágil e completa para todo o tipo de projeto.
Por meio de um layout clean e fácil de navegar, ele oferece uma ótima experiência de trabalho.
Possui aplicativos para o computador e para o celular, tornando descomplicado o acesso a plataforma de qualquer dispositivo em qualquer lugar (desde que tenha conexão com a internet).
Além de todos esses benefícios que já mencionamos, vamos listar os principais motivos pelos quais adotamos e indicamos essa ferramenta.
Funcionalidades do Clickup
- Adicionar mais de um perfil para gerenciar os projetos
Você pode criar vários perfis e dividir com a sua equipe para que todos tenham acesso as mesmas informações e gerenciem suas próprias atividades dentro da ferramenta.
- Criar pastas personalizadas para cada cliente
Organize todas as informações referentes a um determinado cliente/projeto em uma mesma pasta. O ClickUp permite subir diversos formatos diferentes de arquivos no gerenciador. Isso facilita o acesso rápido a informações e otimiza a operação.
- Automatizar fluxos que facilitam a construção dos projetos
A ferramenta permite que você crie e salve fluxos para replicar em outras pastas e contextos. Deixe os seus principais templates prontos e selecione-os rapidamente para novos projetos.
- Marcar as pessoas responsáveis por cada entrega
Ao lado de cada demanda, é possível selecionar o perfil da pessoa que irá fazer a atividade. Assim, você sempre sabe quem está executando cada etapa.
- Mensurar o tempo de trabalho de cada entrega
Um dos recursos que consideramos mais valiosos é trackear o tempo de operação em cada atividade. O relógio da ferramenta nos ajuda a calcular o número de horas necessárias para realizar uma tarefa do início ao fim, e também mensura o tempo total de trabalho de cada pessoa dentro de um espaço de tempo.
- Acessar a lista completa das tarefas do dia com as devidas prioridades
Com os roadmaps organizados e as atividades distribuídas entre a equipe, é possível que cada perfil acesse o seu próprio quadro de entregas e prioridades de acordo com o prazo e a urgência delas.
- Gerar relatórios de trabalho
Por meio do ClickUp e das métricas que você estabelece de controle dentro dele, é possível extrair relatórios completos da sua rotina de trabalho. Isso ajuda a monitorar quais são as demandas que você executa com maior frequência, quais as demandas que você mais leva tempo e assim organizar a sua rotina separando os momentos ideais para trabalhar em cada uma delas.
- Controlar as informações que cada perfil tem acesso
Se você é o gestor do negócio e cada pessoa da sua equipe trabalha em demandas diferentes, você pode coordenar quais são as pastas e informações que cada perfil terá acesso. Assim, cada pessoa administra seus clientes e projetos com propriedade.
Essas são algumas das funções que nós utilizamos na rotina de gestão de projetos da Sculpt e que nos ajudam a ampliar a capacidade de produção.
Mas você pode explorar a ferramenta e encontrar a melhor forma de organizar as suas entregas criando espaços personalizados.
O importante é conseguir ser mais produtivo sem perder qualidade, otimizando o seu tempo e o seu conhecimento.
Achou essas dicas interessantes?
Então, adote um gerenciador de tarefas e comece a organizar os seus projetos o quanto antes.
Conheça o Clickup clicando aqui!
E qualquer coisa você já sabe, é só nos chamar!
Vamos adorar te ajudar com isso!
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